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Contabilidad: Una herramienta imprescindible para la toma de decisiones

By Martín Prez  de Rosario, Argentina

 

Generalmente la práctica contable puede ser percibida sólo como sinónimo de numerosos asientos contables y un sinfín de tareas y cálculos que sólo tienen como fin el interminable cumplimiento de obligaciones legales frente a distintos organismos, en particular aquellas relacionadas con los impuestos.

Sin embargo, el desarrollo constante de nueva legislación, la incidencia de la globalización e incluso de las nuevas herramientas informáticas disponibles para el desarrollo de esta actividad que permiten obtener información prácticamente online, hacen que actualmente la contabilidad sea todavía aún más importante que en el pasado y resulte uno de los elementos más importantes en toda empresa a la hora de tomar decisiones. A pesar de esto, hoy en día es frecuente observar como el management de muchas empresas, varias de ellas muy exitosas, no le otorgan la importancia que se merece y toman decisiones basándose únicamente en corazonadas o tomando como referencia aquello en el pasado tuvo éxito o simplemente “funcionó”.

 

Es a través de la contabilidad que puede conocerse la situación económica, financiera y patrimonial de una compañía, analizar su evolución y realizar evaluaciones comparativas en el tiempo y respecto de otras empresas. La contabilidad debería ser percibida entonces como la “herramienta” a utilizar en el mundo de los negocios.

 

Por otra parte, en la actualidad, la disciplina contable enfrenta el desafío de satisfacer cabalmente la demanda de insumos de información que tienen los responsables de tomar decisiones de índole económica y financiera. De igual modo, y debido al continuo desarrollo de las telecomunicaciones, existen cada vez  más accionistas de tamaño relativamente pequeño que se atreven a realizar transacciones internacionales, tomando como marco global de información la amplia disponibilidad de datos, noticias e informes financieros.

 

No obstante, si se buscara realizar análisis comparativos útiles, es necesario partir de datos que sean por sí mismos comparables, dado que se puede disponer de herramientas que simplifiquen la tarea de recabar datos, pero por sí solas no garantizan que las comparaciones de aquellos sean correctas. El mundo de la contabilidad no es una excepción a este fenómeno: los decisores requieren que los estados financieros de las empresas, coticen o no en bolsa, sean preparados y auditados de acuerdo a determinados estándares globales, es decir utilizando un lenguaje común en el mundo de los negocios. Para brindarle homogeneidad a ese lenguaje, y con el fin de definir un modelo más sólido y tranparente, se conforma un marco regulatorio contable único: las Normas Internacionales de Información Financiera (en nuestro país conocidas como NIIF), las cuales permiten comprender y analizar la situación y performance de cada empresa, facilitando las decisiones de inversiones de los distintos agentes involucrados.

 

Sin embargo, si se efectúa un análisis más profundo, cabe preguntarse si esto es posible cuando todavía, y probablemente sea así por mucho tiempo más, las condiciones macroeconómicas y de negocios resulten diferentes en los distintos continentes (países desarrollados y en vías de desarrollo, con inflación o con estabilidad). Incluso, en nuestro contexto regional, existen importantes asimetrías en relación a los aspectos económicos y fiscales, entre otros. Asimismo, tampoco debemos confundir la calidad de las normas contables con el incorrecto uso de éstas, al que han recurrido en forma patológica algunas empresas de gran exposición el mundo de los negocios para hacer arreglos “cosméticos” que disimulen los efectos de situaciones económicas o financieras difíciles. Ni tampoco simplificar las conclusiones de que cuando una empresa quiebra o entra en concurso preventivo estamos ante problemas de balance, sin haberse tomado el tiempo para leer concienzudamente el mensaje, que el balance, sus notas o el dictamen del auditor están dando al usuario de los estados contables.

 

Aspectos a tener en cuenta en relación con la información contable

Ciertos aspectos deberían ser tenidos especialmente en cuenta por las empresas en relación a su información contable, a efectos de que se convierta en una herramienta verdaderamente útil para el gerenciamiento del negocio. Entre los aspectos más importantes se podrían mencionar a los siguientes:

 

  • Convicción y fuerte compromiso de la dirección sobre la imperiosa necesidad de contar con un buen sistema de información contable, útil para la toma de decisiones y no como un mero elemento para medir hechos pasados.
  • El sistema de información contable debería ser utilizado como una única fuente de la cual pueda extraerse información para uso interno (información de gestión) y para uso externo (estados contables). No debe haber un esquema en el cual coexista información contable para preparar los balances, y por otro lado, extracontable para la gestión, que además finalmente no coincidan entre sí y de las que no se tenga certeza cuál es la buena y cuál es la mala. En el caso de que existieran diferencias entre ambas “contabilidades”, únicamente debe tratarse de ajustes claramente identificados y que respondan a criterios tanto de medición como de exposición que a los fines de una correcta gestión permitan una mejor lectura de la información para sus usuarios.
  • A efectos de lograr una única fuente de información, el sistema de información contable debe ser actualizado en tiempo (con cierres periódicos) y forma (de acuerdo con normas contables vigentes). Esto se logra con una adecuada estructura administrativo-contable e implementando controles internos que aseguren la confiabilidad de la información.
  • La dirección de la sociedad tiene la responsabilidad de implementar un sistema de control interno que asegure que el sistema de información contable funcione por sí mismo y no dependa exclusivamente de la idoneidad o la responsabilidad de las personas que lo administran.
  • Asimismo, se deberían implementar controles de monitoreo que permitan a la dirección o la gerencia detectar rápidamente errores en las aplicaciones o los controles generales del sistema o problemas con en los sistemas contables de soporte.
  • En lo posible, deberían crearse estructuras administrativo-contables con un alto grado de profesionalización, que apoyadas en sistemas informáticos adecuados puedan cumplimentar en forma eficiente con los requerimientos de información externos e internos.

 

Beneficios de la contabilidad

 

La contabilidad no sólo se encarga de la recopilación y registro de información en forma histórica, exacta y fiel, sino también de su interpretación a través de los estados financieros, del balance, del estado de resultados, del estado de flujo de efectivo, etc. Es decir, permite no sólo ver cómo marcha un negocio o empresa, sino también analizar si se está generando suficiente utilidad, conocer los medios por donde  ingresa y egresa el dinero, los montos por deudas y cobranzas y sus plazos de pago o cobro correspondientes, a cuánto ascienden las ganancias y cuánto más se podría ganar, e inclusive saber cuánto vale actualmente un negocio y cuanto podría valer, entre otras variables. Como puede observarse, mediante el análisis de los estados contables puede arribarse a una vasta cantidad de conclusiones, las cuales dependerán su mayor o menor calidad en función del grado de capacidad técnica y experiencia que posea el lector. A continuación se propone una secuencia de pasos a la hora de abordar un análisis efectivo de los estados contables:

 

  • Clarificar el objeto del análisis: El lector del balance tiene que definir cuál es el propósito que persigue en su análisis. Posicionarse como proveedor o prestamista es evidentemente diferente a ubicarse como posible inversor. La gama de posibilidades es relativamente amplia.
  • Leer detenidamente el documento completo: En primer lugar debería realizarse una lectura detallada de la memoria a los estados contables, continuar con el informe del auditor y finalmente leer las notas y concluir con los anexos. A partir de esto podríamos obtener, entre otra, información relacionada con el objeto social, existencia de empresas subsidiarias o relacionadas, mercados en que actúa, normas y prácticas contables utilizadas, existencia de contingencias tanto activas como pasivas con su grado de incertidumbre, estructura del resultado (resultados ordinarios o extraordinarios), etc.
  • Ayudarse mediante la utilización de relaciones porcentuales e índices: Contar con las mismas relaciones para una serie de períodos, y no solamente para el último ejercicio, ayuda mucho a comprender la tendencia de la estructura de resultados de la empresa analizada. Desde ya que estos indicadores no proporcionan medidas exactas de situaciones existentes en la empresa y se debe evitar la tentación de pensar de que se trata de fórmulas “mágicas” que permiten diagnosticar con precisión la condición de una empresa.
  • Hacer benchmarking: Carecería de sentido concluir sobre la empresa analizada sin efectuar una recorrida sobre lo que se presenta en el mercado, de ser posible con empresas de condiciones y escala similar.
  • Formular conclusiones: Una vez recorrido todo el camino anterior, se necesitan experiencia, conocimientos, y una buena dosis de olfato y sentido empresario, para concluir con una tarea que, como hemos podido ver, no es únicamente mecánica más que en la recopilación de datos y cálculos.

 

Contabilidad Financiera vs Gerencial

 

Actualmente coexisten dos ramas en la contabilidad: la financiera y la gerencial (o de gestión).

 

La primera, como mencionamos anteriormente, consiste en la emisión de los estados financieros hacia terceros en un lenguaje común, las NIIF, y mantiene una mirada estrictamente en el pasado, registrando los hechos y exponiéndolos.

 

La segunda, en contraposición, tiene más que ver con el futuro de la compañía, analizando el negocio de una manera analítica y objetiva a la hora de tomar decisiones. En el pasado el objetivo de la contabilidad gerencial se circunscribía sólo a la presupuestación y el control presupuestario, hoy la contabilidad de gestión relaciona no sólo la estrategia, sino también los procesos y la gerencia, recobrando día a día mayor protagonismo al punto tal que se considera se convertirá en una de las tareas que las organizaciones utilizarán con mayor intensidad.

 

Cabe destacar que para alcanzar el máximo provecho de esta herramienta resulta crítico que la dirección de la empresa defina cuáles serán las variables estratégicas a monitorear para el control del negocio. En la actualidad, el desarrollo más novedoso para llevar a cabo este análisis se conoce como Balanced Scorecard (BSC)[1], que actúa como un simulador de vuelo. El BSC no sólo contempla la evolución de los indicadores internos, claves en el éxito de una compañía, sino también incorpora el razonamiento estratégico. El BSC no solo trata, a diferencia de otras herramientas, de mostrar la información gerencial de una manera distinta, sino que va mucho más allá de las formas, definiendo agrupaciones lógicas de indicadores en pos de un objetivo máximo determinado que se plantea la empresa.

 

Resumiendo, el BSC permite integrar la estrategia de la organización con la operación, contribuyendo a los líderes a la hora de comunicar el direccionamiento de los negocios y motivar el cambio. Esto implica  considerar la interacción del mundo exterior con el interior en un funcionamiento competitivo que encadena racionalmente la empresa con el entorno, planificando el largo plazo como un desarrollo continuo del corto plazo, reflejado en las dimensiones y proporciones del balance y los resultados, planteando el cálculo adecuado de inversiones en activo fijos y capital de trabajo y la forma óptima de su financiamiento, a través de, por ejemplo, las proporciones óptimas entre capitales propios y ajenos. Analizando los resultados puede verse la capacidad de la empresa de generar ingresos que, comparados con sus costos asociados, nos indicarán su capacidad de crear valor. Y es a través del conjunto de relaciones y comparaciones que se calcularán diferentes ratios con el fin de establecer una valoración de la empresa. La estructura de un BSC está conformada por cuatro perspectivas conectadas entre sí: la financiera, de clientes, de procesos internos y de aprendizaje y crecimiento. La lógica del BSC dice que no se pueden alcanzar los resultados financieros sin la integración de las otras perspectivas, y es aquí de donde surge una de las características distintivas del BSC: las relaciones de causa y efecto. Siguiendo estas relaciones, y a modo de ejemplo, un BSC puede leerse del siguiente modo: si tenemos los activos intangibles necesarios podremos ejecutar productivamente los procesos críticos para la entrega de valor al cliente; si podemos ejecutar dichos procesos, podremos entregar la propuesta de valor al cliente y, finalmente; si podemos entregar la propuesta de valor al cliente obtendremos los resultados financieros deseados. Según sea el objetivo final que la empresa defina, surgirán distintas alternativas de tableros de comando.

 

Por último, y en otro orden de cosas, se puede efectuar un adecuado análisis de la contabilidad mediante una correcta planificación fiscal, proyectando las operaciones anuales con el menor impacto impositivo posible. Es sabido que el Estado es un gran socio que tiende a llevarse parte de los ingresos, el estado vive de los impuestos por lo que resultan necesarios. Pero al ser la presión tributaria cada vez más grande, debido a que muchos no pagan y dicha carga impositiva recae sobre los que sí, resulta fundamental para maximizar los ingresos de la empresa y evitar cualquier problema legal tener una buena planificación fiscal.

 

En síntesis, resulta vital contar con conocimientos contables a la hora de ocupar posiciones relacionadas con el manejo de los estados financieros, tal como es el caso de CFO (Chief Financial Officer) o de Controller, y en particular son los contadores quienes poseen el dominio y las herramientas más importantes para manejar los mismos.

 

 

 

 

 

Perfil del escritor:

Martín Prez es Magister en Finanzas (CEMA) y Contador Público (UNR).  Se ha desempeñado como gerente de administración y finanzas, controller, auditor externo y consultor en estudios internacionales principalmente en rubros relacionados con la Construcción, Comercio y Servicios Financieros. Cuenta con una sólida formación en la aplicación de normas contables nacionales e internacionales, el análisis, presupuestación e interpretación de estados financieros, la realización de proyecciones financieras, valuación de empresas, la detección y evaluación de riesgos y oportunidades que permitan mejorar la rentabilidad y solvencia de las compañías, liquidación de impuestos, auditoría de procesos y control interno. Actualmente es Consultor asociado de Consultora Punto Activo.

 


[1] Harvard Business Review (enero-febrero-1992) “The Balanced Scorecard – Measures that drive performance” – Robert Kaplan y David Norton.

 

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