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Las Tecnologías de la información y las empresas

By Adriana Mantilla Osorio de Bogota city, Colombia

Cuantas veces nos hemos enfrentado ante el dilema de decidir qué tecnología es más conveniente de acuerdo con el tipo de organización, dado los costos y el tiempo en que se incurrirán para llevar a cabo el desarrollo, implementación y sostenibilidad de la nueva herramienta tecnológica.

Esta es una cuestión de alto impacto y por lo tanto la alta dirección como cada uno de los miembros del equipo de trabajo tiene el reto de comprender la problemática que desea resolver a partir de los sistemas de información, así como tener la capacidad para analizar cuál es el mejor sistema de información y práctica a seleccionar entre la amplia gama de alternativas que ofrece el mercado, y adquirir el compromiso de implementarlo creando nuevos procesos o modificando los ya existentes, así como integrándolos de forma que sea asimilados proactivamente por los integrantes de la organización.

Pensar en implementar cualquier tipo de tecnología inicia desde la planeación estratégica en la cual se establecen las directrices con respecto al uso de los sistemas de información desde la perspectiva de aporte al crecimiento del negocio y la velocidad de actualización e integración de la plataforma tecnológica. Es decir se busca optimizar procesos internos para generar mayor rendimiento, ser más eficientes reduciendo costos y tiempos de operación, así mismo se estima en el corto y largo plazo como se proyecta la organización en términos de innovación con el objetivo de ser líderes en el mercado con propuestas diferentes apalancadas en un sistema integrado de información. (Se recomienda ampliar conocimientos en temas relacionados con Gobierno de TI).

Una vez se cuenta con una estrategia en términos de TI (Tecnologías de Información), se continúa con un trabajo de análisis de la situación actual de los sistemas de información, entendido como cualquier herramienta en el cual se almacene y/o procese información para obtener datos, estadísticas, reportes, etc.., incluyendo las bases de datos y cálculos de Excel hasta los aplicativos más sofisticados, encontrando hallazgos de compatibilidad tecnológica que permita migrar hacia plataformas que gestionen todas las áreas de negocio integralmente.

Por lo anterior es indispensable el Talento Humano capaz de identificar oportunidades de mejora que permita descubrir el camino más eficaz para dar pasos significativos en los resultados esperados en términos de tecnología, y evaluar su impacto en la forma de interacción de los sistemas con las personas que los gestionaran.

Adicionalmente es importante contar con una metodología de trabajo que permita registrar los pasos programados y ejecutados del proyecto, los recursos requeridos, los riesgos asociados al proyecto y como mitigarlos o minimizarlos. Será por lo tanto requeridos los Gerentes de Proyectos o los departamentos de Gestión de Proyectos dependiendo de la complejidad de la organización. (Se sugiere consultar temas asociados a la Gestión de Proyectos de TI).

La medición de los cambios originados por la utilización de los nuevos sistemas es esencial para monitorear la adecuada implementación de las herramientas tecnológicas y continuar con un esquema de mejoramiento continúo evaluado permanente el desempeño de los mismos.

Desde mi experiencia puedo comentarles que hay un sin número de variables que garantizan el éxito de un proyecto de TI, hago mención a dos de ellas que sin lugar a duda son claves para tal fin: Selección del proveedor de la herramienta tecnológica con suficiente respaldo de Knowhow fundamental para la transferencia de tecnología, selección del equipo de proyecto teniendo en cuenta a especialistas en sistemas como en la parte funcional de negocio, creado tal sinergia que permita crear sistemas pensados en el cliente final (usuario).

Para dar pequeños pasos pero significativos en la selección e implementación del sistema de información más conveniente para la organización se recomienda ante todo tener claras las expectativas de la organización y cuanto se desea invertir en este tipo de proyectos para seleccionar aquella herramienta que se ajuste más a sus necesidades presentes y futuras.

 

 

 

 

Perfil del escritor:

Adriana Mantilla Osorio es ingeniera industrial de la Universidad Industrial de Santander, con especialización en Gerencia y Tecnologías de Información de la Universidad Externado de Colombia, actualmente cursa el MBA en dirección de Empresas con énfasis en Mercadeo en la Universidad de Palermo. Su carrera profesional se ha desarrollado como Analista de Proyectos Especiales en la implementación de proyectos de tecnología y como coordinadora de Desarrollo de Mercados, en una de las empresas financieras más reconocidas de Colombia -Banco de Bogotá -. Participo como ponente en el 2° Congreso del Pacto Global de las Naciones Unidas  en representación de la Universidad Externado de Colombia: Modelo de Gestión de Responsabilidad Social  Empresarial aplicado a la gestión de responsabilidad social universitaria.

 

 

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